报销记账本 · 使用说明

一、快速开始

二、记一笔支出

方式 1：拍照 / 相册识别（推荐）

1. 点「拍照识别」直接拍支付页面，或点「相册选图」选一张已有的支付截图 / 小票照片；电脑上也可以直接把截图 Ctrl+V 粘贴到页面。
2. AI 自动提取「项目内容」和「金额」：支付截图取实付款，小票取合计；一屏里有多笔独立支付会自动拆成多条。
3. AI 自动推测门店：AI 会根据内容判断这笔支出属于哪家门店并自动选好，标签显示「AI 推测 · 请确认」——核对没问题就不用动它。
4. 在确认卡片里核对，每一笔都可以直接改项目、金额、日期；识别多了可以点 × 删掉。
5. 逐笔选择门店：每一笔记录下方都有 8 个门店按钮，可为不同支出指定不同门店（例如一笔记广安路店、一笔记仓库）。
6. 如果多笔属于同一门店，用下方的「批量指定门店」一次点击全部设定，再改个别不同的即可。
7. 确认无误后点「保存到台账」。状态自动记为「待报销」。

AI 怎么认门店？

识别时会把下面这些说法对应到标准门店名，所以写别称也能认出来：

方式 2：文字识别

在文本框输入或粘贴账单文字（如「今天买了打印纸 86.5 元」），点「识别文字内容」，后续同上（同样支持 AI 推测门店 + 逐笔改门店）。

方式 3：手动添加

点「手动添加一笔」，直接填项目和金额，不经过 AI。

三、台账管理

• 底部切到「台账」页，可按状态（全部 / 待报销 / 已报销）和门店筛选。
• 顶部实时显示当前筛选下的条数与金额合计。
• 点任意一条记录：可改门店、日期、项目、金额、状态、备注，也可以删除（删除不可恢复）。
• 看记录图：每条记录右侧有原图缩略图，点一下即可放大查看支付截图 / 小票；手写的记录显示「无图」。
• 原识别名称：如果 AI 最初识别到的项目名和现在显示的不一样，名字下方会用橙色小字标出「原识别：…」，方便你核对是不是认错了。
• 已报销的记录如果改回「待报销」，其报销时间和批次号会自动清空。

四、一键报销与导出 Excel

导出的 Excel 包含

回看与重新下载历史批次

「最近报销批次」区域列出最近 6 批报销的批次号和金额，每行右侧都有笔数、图数和报销时间。

五、对话记账（不用打开网页）

1. 在 WorkBuddy 对话里直接发送支付截图或账单文字。
2. 说一句「记账」或「记一笔，门店是广安路店」。
3. 我识别后写入同一条台账（来源标记为 chat），并回复你记录结果。
4. 网页端打开「台账」就能看到，报销流程完全一样。

六、邮件备份（防数据丢失）

每次记账都会自动发一封邮件到你登录的邮箱，内容包括：本次新增的记录、对应的记录图、以及当前全部未报销清单。报销完成时也会收到一封带 Excel 附件的通知。这样即使网页出问题，邮箱里也有一份完整台账。

你会收到哪些邮件

收发关系

底部状态条怎么看

七、管理页与对话记账 Skill

底部最右边的「管理」页，可以看到你的账号信息、数据统计，以及一份属于你自己账号的对话记账指令。

管理页里有什么

什么是「对话记账密钥」

它是一串以 bxk_ 开头的字符串，作用相当于你这个账号的记账通行证。 其他平台的 AI agent 拿到它就能直接记账，不用登录、不用输密码、不用拿 token。

什么是「对话记账 Skill」

就是把「怎么往你这个账号记账」这件事写成一段指令，交给任意一个 AI agent。之后你在别的平台（WorkBuddy、Claude、Cursor 等）跟 AI 说一句「记账：打印纸 86.5，科技路店」，它就能直接写进你的云端台账 —— 不需要打开网页。

这段指令里已经自动写入了你的密钥，所以装好就能用，中间不需要任何额外操作。

怎么用

用 Skill 记账时，附件和邮件是怎么处理的

通过对话记进去的记录，和你在网页上手动记的完全一样，同样会进台账、同样能报销。

命令行版本（可选）

如果对方会用命令行，项目里还有一个独立脚本 tools/bx_ledger.py，不需要打开网页、也不需要登录就能记账：

python bx_ledger.py init --endpoint "https://xxx.app.workbuddy.host" --key "bxk_xxx"
python bx_ledger.py add --item "打印纸" --amount 86.5 --shop 科技路店
python bx_ledger.py add --item "午餐" --amount 68 --shop 科技路店 --image ./小票.jpg
python bx_ledger.py summary

密钥和登录有什么区别？

八、常见问题

识别不准 / 没识别到怎么办？

照片尽量清晰、光线充足、拍全金额部分。确认页可以直接改正；或改用「手动添加一笔」。也可以把截图发到对话里让我重新识别。

收不到验证码？

等待 1~2 分钟并检查垃圾邮件文件夹；60 秒后可重新发送。多次失败请把邮箱和提示发给我排查。

换手机 / 清了浏览器缓存，数据会丢吗？

不会。所有记录都在云端，重新登录即可看到全部数据。

数据安全吗？

数据云端加密存储，必须登录才能访问；每个账号只能看到自己的台账。

Excel 下载后在哪里？

手机一般在「下载」文件夹或浏览器下载记录里；电脑在浏览器默认下载目录。文件名形如「报销清单_BX-20260921-2152.xlsx」。

报销过的清单弄丢了，能重新下载吗？

可以。到「报销」页的「最近报销批次」，点那一行右侧的「下载」就能重新导出，含嵌入的记录图。超过 6 批时点「查看全部 N 个批次」找更早的。重新下载不影响记录状态，可以反复下载。

邮件备份没收到邮件怎么办？

按顺序排查：① 先看记账页顶部状态条 —— 绿色说明服务正常，问题多半在收件方，翻一下垃圾邮件文件夹；② 灰色/橙色说明服务侧异常，点「重试」，若仍不行请联系管理员检查服务端配置；③ 确认你查看的是自己注册应用时用的那个邮箱，收件地址就是登录邮箱。

如果是通过对话（Skill）记的账，直接问一句「备份邮件发出去了吗」——agent 返回里带有邮件结果：成功会告诉你发到了哪个邮箱，失败会给出原因（而记录本身已经存好了，不用重记）。

对话记的账，图片存下来了吗？

只要你当时把截图 / 小票发给了 agent，原图就会跟着记录一起存进去，台账页能看到缩略图和原图、导出 Excel 会带上、备份邮件里也会内嵌。

如果那笔没有图，通常是当时图片没有落到 agent 能读取的文件里（比如平台只给了它文字）。这种情况不影响记账，需要留档的话，可以到台账页点开那笔记录手动补图。

关掉电脑，邮件备份还会工作吗？

会。邮件备份运行在云端服务器上，和你的电脑没有任何关系。关机、断网、换设备都不影响 —— 你只在需要记账时打开网页即可。

邮件备份能发给别人吗？

每个人收到的都是自己登录邮箱。如果你想让全公司的记账都汇总到一个邮箱，需要由管理员在服务端把收件邮箱固定下来。

别人用我分享的 Skill 记账，会记到我的账号里吗？

会 —— 因为那份指令里含你的密钥。所以分享给别人时，请让对方在自己账号的「管理」页生成各自的密钥、复制各自的指令。每份指令只对应一个账号，各用各的即可。

密钥泄露了怎么办？

到「管理」页 →「对话记账密钥」→ 点重新生成。旧密钥会立刻失效，持有它的人再也无法记账。然后把新指令更新到各个平台的 agent 里即可。密钥只影响记账接口，不会泄露你的登录密码或邮箱访问权限。

密钥能重复查看吗？

能。密钥生成后随时可以在「管理」页查看和复制，方便你装到多台设备上 —— 各设备用同一把即可，不用每次重新生成。

如果你的密钥是较早版本生成的，可能会显示「旧版密钥（看不到明文）」—— 那时候系统还没有保存明文。点一次重新生成换一把新的，之后就能随时查看了（旧密钥会立即失效，记得同步更新已部署的设备）。

记录里的「来源」和「设备」是什么？

每条记录都会标出来源：在网页上录入的显示「网页」，通过对话（Skill）记的显示「对话」。

「对话」记的记录还会额外保存录入时的设备信息（agent 上报的系统与主机名），方便你判断这笔是在哪台电脑上记的。台账列表里把鼠标停在小标签上就能看到；导出的 Excel 里也有「来源」「录入设备」两列。

注意：之后修改这笔记录（比如改门店）不会改写它的来源设备 —— 那记录的是「最初从哪里记下来的」。

记错了门店或日期，能让 AI 改吗？

可以。直接接着说一句「刚才那笔改成锦业路店，日期记成 20 号」即可，agent 会先找到那一笔、再只改你提到的字段，不会重新记一条重复的。同理，如果某笔漏了图片，也可以让它补上去。

当然，在网页台账里点开那条记录手动改也一样。

别人能看到我的台账数据吗？

不能。密钥只能读写它自己所属账号的记录，无法访问其他账号。网页端也必须登录才能查看台账。

一次最多能处理多少记录？

台账和报销页每次加载最近 500 条，个人报销记录远够用；历史记录始终保留在云端。通过密钥单次记账建议不超过 100 笔。

点「确认报销并导出」后一直转圈怎么办？

导出带图的清单需要逐张打包记录图，笔数多时会慢一些（页面上会显示「正在打包记录图 3/8…」的进度）。如果超过 1 分钟仍未结束，系统会自动解除等待并提示你，此时请检查网络后重试。

万一某一笔的状态改不动，清单仍然会下载下来；页面会明确告诉你是「清单已下载，但状态更新失败」，按提示重试一键报销即可，不会重复报销。